El Nuevo Reglamento Europeo en el emailing

Reglamento legal europeo para email marketing

Por si no te has enterado, está a punto de aprobarse el nuevo Reglamento europeo de Protección de datos. Este va a suponer una serie de cambios y modificaciones en la forma en la que tratamos los datos de nuestros clientes, por lo que, también va a suponer bastantes cambios en nuestra tienda online.

“No pasa nada, estoy listo para lo que sea. Que vengan los cambios que tengan que venir, que mi ecommerce lo va a soportar“. Ok, de acuerdo, como estás tan seguro de ti mismo vamos a rizar el rizo y vamos a hablar de los cambios que supone para tus campañas de email marketing este nuevo reglamento 😀

Ya existen normas muy claras en lo que se refiere al email marketing (en este post de MailRelay lo dejan muy clarito), los fundamentos para la existencia para esta nueva ley de protección de datos a nivel europeo se basan principalmente en la rápida evolución tecnológica y en una gestión de información personal masiva por parte de empresas y profesionales.

Básicamente esto viene unido al volumen de datos personales a los que las empresas tenemos acceso, gracias al acceso masivo de ciudadanos a entornos digitales. Hay demasiada información circulando sin control, comprándose, vendiéndose y usándose sin que, muchas veces, los usuarios sepan nada de todo esto. Cuando se desconocen las reglas que regulan la recolección y gestión de estos datos, se cae en la trampa de creer que tener fácil acceso a esa información significa el poder disponer de esos datos libremente. De usarlos como nos plazca.

Es muy fácil que tu campaña de marketing por email se convierta en spam, sin que tú lo sepas siquiera. Por eso hemos querido recopilar la información sobre el nuevo reglamento con referencia al envío de emails. Para que te la estudies y no caigas en errores fraudulentos 😉

Cómo cumplir el nuevo Reglamento de Protección de Datos

No te engañes, que todavía no se aplique no significa que “quizá” no se haga. Está aprobado desde el 14 de abril del 2016, entró en virgor el 25 de mayo y será de aplicación a todos los estados miembros de la UE en un par de años. Así que no te pienses que tienes tanto tiempo para acostumbrarte a las nuevas normativas (sobre todo, suponiendo los cambios que suponen).

El Registro: el consentimiento de tus usuarios para remitirles tus campañas

Actualmente son legales los consentimientos tácitos para datos básicos; como poner un pequeño texto debajo de los formularios de contacto que pongan “acepto la política de privacidad” o darlo por supuesto por el solo hecho de suscribirse voluntariamente. Vamos, que una omisión en contra se considera “silencio positivo”, como diríamos con la administración.

Pues ya no. Con el nuevo reglamento esto se ha convertido en un requisito más estricto que en la LOPD española, ya que el consentimiento no podrá entenderse como “silencio positivo”, si no que prevé que el consentimiento ha de ser explícito en algunos casos, como puede ser para autorizar el tratamiento de datos sensibles. Y, sobre todo, tiene que ser verificable, es decir, que tienes la obligación de acreditar esa autorización siempre que sea necesario.

Los datos: Claridad y transparencia (aún más)

Hasta ahora, con la LOPD actual, los ecommerce tienen la obligación de informar a las personas de que se van a usar sus datos, pero no especificar para qué van a ser utilizados o en qué circunstancias. Eso ahora va a cambiar.

Para las personas físicas, con el nuevo reglamento, deben quedar totalmente claros los siguientes puntos a la hora de requerir o gestionar sus datos personales:

• Que sus datos personales se están recogiendo, utilizando o consultando
• La medida en que dichos datos son o serán tratados
• Las posibles consecuencias de no facilitar tales datos
• Los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento (es decir, para qué y con qué legalidad se van a usar esos datos).
• La identidad de los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales (las empresas a las que vendas esos datos)
• La identidad del responsable de la gestión y si procede, del delegado de protección de datos (el responsable legal del uso de esos datos y al que hay que reclamar en caso de un uso indebido de ellos)
• El plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo (esto si es una novedad)
• La existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales que haya facilitado, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos (esto ya existe)
• La posibilidad de ejercitar el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control (también existe actualmente)
• La existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado
•  La intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional y la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión (Es decir, si existe un vacío legal, debido a competencias internacionales, se debe de informar de ello, ya que no se pueden garantizar todos los derechos a los que se tiene acceso)

Dar más valor al consentimiento

Mientras que ahora es un mero trámite que casi se da por supuesto, con el nuevo reglamento, el consentimiento se convierte en una pieza clave de todo el proceso de venta. Para que sea válido se exige que cumpla algunos requisitos:

• Debe ser libre
• Debe ser informado
• Debe ser específico
• Debe ser inequívoco

El doble opt-in es la manera más sencilla y eficaz de acreditar el consentimiento de tus usuarios.  Esto significa que todas las personas que están incluidas en las listas de newsletters han aceptado recibir correos electrónicos con comunicados, y/o promociones de la compañía. La forma más común de captar emails es un campo dentro de la propia página web de la compañía con una leyenda similar a “Suscríbase ahora a nuestro news” o “Reciba nuestras ofertas por email”, por ejemplo. Aquellos interesados, completan los campos solicitados y autorizan a la empresa a enviarles emails y promociones.

El “Opt in” es la autorización de un individuo necesaria para recibir comunicaciones por email de una empresa en particular y se va a convertir en tu principal herramienta de captación, te guste o no, porque si no la usas vas a perder una de las mejoras formas de conversión. Apuesta por una lista de contactos de calidad, que realmente quiera recibir tus notificaciones.

También deberás incluir check box en todos tus formularios de captación de datos personales. Olvídate de hacer un formulario en el que la casilla ya venga clickeada por defecto…tienes que buscar ese acto consciente de aceptación. No sirve con darle por hecho.

¡Ah! Lo más importante: Las direcciones de correo electrónico son datos personales y como tal, son intransferibles. No está permitido venderlos, compartirlos, alquilarlos ni transferirlos por ningún medio y bajo ninguna circunstancia. Así que mucho cuidado de qué manera y cómo recibes esos listados.

En Innovadeluxe sabemos de la importancia de los newsletters, pues es nuestra principal herramienta de contacto con nuestros clientes y usuarios, además, trabajamos con una asesoría legal experta en ecommerce, por lo que sabremos ayudarte con tus campañas de emailing.

Comenta, contacta o llámanos para saber más.

Fuente: blog.mailrelay.com

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